Pentingnya Mengetahui Uraian Tugas

oleh : M. Tri Agustiyadi, S.Komp, MM

Ketika sedang menghadapi pekerjaan yang menumpuk, seringkali seorang karyawan mengeluh tentang tambah banyaknya tugas dan perintah atasan, yang katanya tidak sesuai lagi dengan job desc-nya.

Seringkali terjadi perbedaan pendapat antara karyawan dan perusahaan, tentang tugas yang harus dikerjakan atau acuan yang digunakan sebagai batas wewenang. Dengan adanya job description, apa yang diinginkan perusahaan dan bagaimana membuat agar tugas yang harus dikerjakan, dapat diketahui dengan jelas.

Dalam definisi teoritis, job description adalah uraian singkat tentang tugas, kondisi pekerjaan, serta tuntutan yang diperlukan ketika menjabat suatu posisi. Di dalamnya, setidaknya ada nama posisi, tujuan pekerjaan dan hasil yang diharapkan, aktivitas yang perlu dilakukan, peralatan dan hubungan kerja yang digunakan, atau spesifikasi personal pemegang jabatannya.

Job description itu sangat berguna, baik bagi perusahaan maupun karyawannya. Job description yang benar, yaitu sesuai dengan kenyataan, biasanya dapat digunakan oleh perusahaan untuk pengembangan bisnis. Hitungan beban kerja, dari struktur dan desain perusahaan bisa menentukan perampingan atau pengembangan jabatannya yang nantinya berpengaruh pada sistem penggajian.

Selain itu, perusahaan juga bisa memiliki pijakan untuk mencari calon karyawan yang tepat, penentuan bentuk training, evaluasi kinerja dan alur promosi. Biasanya isi spesifikasi personal dari job description akan berisi tuntutan pendidikan, pengetahuan, keterampilan dan lamanya pengalaman kerja, untuk dicantumkan dalam iklan lowongan kerja atau digunakan untuk mengetahui training apa yang harus diberikan.

Manfaat Untuk Karyawan
Seorang karyawan tentu akan mendapatkan banyak manfaat dari job description. Bahkan, dari nama posisi, seorang karyawan juga dapat mengetahui batas wewenang supaya tidak tumpang tindih dengan rekannya. Lalu job description juga berisi tentang tujuan pekerjaan.

Karyawan juga perlu tahu tugas utama dan tugas tambahan yang perlu dilakukan. Jangan sampai karena merasa sudah menjadi manajer, lalu tidak mau lagi membantu pekerjaan bawahannya.

Setelah menyelesaikan tugas utama dan tugas tambahan, karyawan juga dapat memperoleh gambaran nyata tentang output kerjanya sendiri atau melihat prestasi yang dicapai. Biasanya evaluasi kinerja yang dilakukan tahunan oleh perusahaan juga didasarkan pada tingkat keberhasilan karyawan dalam menyelesaikan tugas yang tergambar dalam job description.

Adapun untuk pengetahuan karyawan yang baru menjabat suatu posisi, job description yang lengkap akan memuat alur koordinasi dan struktur pembagian wewenang, alat kerja yang boleh digunakan dan lokasi kerjanya.

Tentu saja hal ideal untuk mendapatkan job description yang lengkap dan sesuai dengan kondisi kenyataan, tidak begitu saja mudah diperoleh. Perusahaan perlu mengadakan proses analisa jabatan. Bahkan jika perlu dapat mengundang konsultan eksternal untuk membantu membuat job description yang baik. Proses pembuatan job description dapat dilakukan memalui interviu kepada segenap karyawan untuk melihat beban kerja yang aktual.
Perubahan job description harus segera dilakukan untuk mengikuti perubahan dinamika organisasi yang berkembang dengan cepat.

Bagaimana Job Description Anda?
Apakah Anda sudah mengerti dengan job description Anda? Atau bahkan, Anda belum pernah membacanya atau malahan job description Anda belum ada? Segeralah merumuskan job description Anda, agar Anda dan perusahaan dapat mengetahui tugas, wewenang dan tanggung jawab Anda, sehingga Anda dapat menghasilkan kinerja sesuai yang diharapkan oleh perusahaan.